Согласно российскому законодательству, печать ООО – добровольный атрибут организации. Организация вправе иметь изготавливать и применять штемпели с собственным наименованием, с оговоркой, что наличие печати предусмотрено уставом. Ряд нормативно-правовых актов гласят о необходимости обязательного использования стандартной печати для ООО:

на приходных документах кассы;
строгоотчетных бланках;
договорах по сделках с контрагентами, используют печатное удостоверение документов.

Если в уставе организации есть информация о наличии печати, заказать ее нужно сразу после регистрации компании. Официальных требований к форме, реквизитам оттисков нет, но традиционно стандартная печать для организаций имеет следующие особенности:

круглая форма 38-42 мм;
наименование юридического лица, название правовой формы деятельности;
номер госрегистрации;
местонахождение.

По желанию, оттиск может содержать логотип.

Обратите внимание! Размещать на печати герб Российской Федерации могут исключительно федеральные и государственные органы, учреждения ЗАГСА.

Действующие нормативные акты не обязывают владельцев бизнеса использовать печати, но существуют случаи, когда они обязательны:

при наличии наемных работников. Удостоверять записи в трудовых книжках штампом или печатью – обязанность всех
работодателей, в том числе, индивидуальных предпринимателей;
при использовании, вместо чеков контрольно-кассовой техники, БСО;
на приходных кассовых ордерах;
на котировочных заявках ля участия в государственных заказах.

Печать ИП официально не требуется при открытии расчетного счета в банке. Солидные финансовые учреждения настаивают на образце оттиска для дополнительной идентификации клиента. Строгих требований к информации, виду оттисков нет, но существуют установленные мэром Москвы правила (843-РМ), которые учитываются при их изготовлении:

круглая (38-42 мм), треугольная (равные стороны 38-42 мм) или прямоугольная форма (35*50 – 70*100 мм);
ФИО предпринимателя;
указание правовой формы деятельности;
местонахождение, регистрационный номер, при желании – логотип.

Описанные правила не обязательны к выполнению, но они учитываются, как традиционные в делопроизводстве. Индивидуальный предприниматель может начинать деятельность без печати, но, при необходимости, заказать оттиск. Солидные контрагенты рассматривают его наличие, как дополнительную гарантию исполнения договорных обязательств. Предприниматель не обязан регистрировать печать в государственных органах. Но, по собственной инициативе, для  дополнительной гарантии в спорных ситуациях, ИП может зарегистрировать оттиск в налоговой службе, в торгово-промышленной палате, в ОВД, в реестре изготовителя.

Логотип на оттиске – дополнительный имиджевый атрибут. Логотипом может быть любое изображение – эмблема компании, фирменная символика, слоган, товарный знак. Оригинальное оформление оттиска говорит в пользу высокого статуса компании, повышает доверие партнеров и клиентов. Выделить логотип позволяет окантовка – рисунок по периметру изделия. Простой вариант – окружность, более оригинальный – сноп зерновых для фермерских хозяйств, змея – для медицинских учреждений, сова – для центров развития и творчества. Центр печатей и штампов в Нижнем Новгороде реализует эскизы окантовок разной сложности.

Фирменный логотип – один из способов защиты, неприкосновенности оттиска. Существуют и другие варианты защиты клише.

Нечестные люди научились подделывать печати. Предотвратить негативные последствия деятельности злоумышленников возможно. Современные технологии обеспечивают возможность создания оттисков с высоким уровнем защиты.

Эффективные методы защиты:

микротекст. Прием предполагает внесение в эскиз специального шрифта, разработанного дизайнером;
полутоновые изображения. На печать наносятся рисунки разной глубины и интенсивности;
ультрафиолетовые метки. При подсвечивании УФ-лампой метки проявляются и однозначно идентифицируют подлинность;
растровые поля;
намеренно искаженные шрифт или рисунки. Это может быть крошечная клякса, измененный размер букв. Искажение сложно
увидеть, о нем знает только владелец клише;
гильоширные сетки, представляют собой сложный рисунок из тончайших линий. Этот метод – не только вариант защиты, но и
эффектный декоративный прием.

Наиболее эффективно использование нескольких способов защиты в одном клише.

Назначение основной печати – удостоверение подлинности документов. Для заверения различных справок, копий бумаг, для филиалов и структурных подразделений изготавливаются дополнительные печати и штампы. В этом случае оттиск содержит соответствующая надпись, например:

«Для бухгалтерии»;
«Для кадров»;
«Для счетов»;
«Для договоров», «Копия верна» и проч.

Оттиск дополнительной печати отличается от основной, но также содержит информацию о названии организации. Форма может быть круглой, квадратной.

Дополнительная печать может быть выполнена в карманном варианте, для подтверждения подлинности документов за пределами рабочего пространства. Разъезды, командировки – обычная практика для руководителей и бизнесменов. На выездных мероприятиях проводятся встречи с партнерами, заключаются договора, которые требуется заверять.

Карманная печать – компактный предмет, который используется без штемпельной подушки (она встроенная). Складываются модели одним движением, легко помещаются в мужской и женской сумке.  Наличие карманной печати ускоряет деловую деятельность, позволяет сохранить свободу перемещений. Это стильный и удобный бизнес-атрибут. Премиальное исполнение – стальной материал корпуса, с блестящей или сатинированной поверхностью.

Печать с карманной оснасткой имеет значительный рабочий ресурс, ее можно использовать до 50 раз ежедневно (в зависимости от модели).

Существуют другие варианты оснасток.

Оснасткой называется корпус, на котором крепится печатное клише. От качества этого элемента зависят удобство применения, эстетичность, стоимость печатей и штампов. Конструкция, материал оснастки выбираются в соответствии с условиями эксплуатации штемпельных изделий.

Для интенсивной кабинетной работы с документами используются автоматические оснастки из качественного пластика и сплавов металлов. Их особенности и преимущества:

значительный рабочий ресурс;
вмонтированная штемпельная подушка;
безотказный пружинный механизм;
зажимы-блокираторы для быстрой замены подушки;
запасная штемпельная подушка в отдельных моделях.

В автоматическую оснастку можно помещать клише любой формы. Квадратные и круглые – самые распространенные. Маркировать бумаги печатями и штампами автоматического действия очень легко, это делается одним движением. Заготовка, под действием нажима на ручку, двигается без перекосов, что исключает размазывание оттиска. Оснастки из металла более дорогие, чем пластиковые, но и ресурс изнашивания механизма у них выше.

Ручная оснастка – отличный вариант для неинтенсивной эксплуатации. Материал – окрашенный металл, цветной пластик, дерево.

Разнообразная палитра цветов позволяет выбрать наиболее близкие тона к корпоративной символике. На ручке можно выгравировать логотип владельца. Форма может быть круглой, овальной, квадратной. Данный вариант оснастки предполагает использование отдельной штемпельной подушки.

Особенности и преимущества клише с ручной оснасткой:

компактность и мобильность;
надежность;
простота использования.

В конструкции оснастки есть корпус, картридж, резина микроскопической пористости и кольцо. Картридж и резина заполняются краской, корпус изготавливается из пластика. Рабочий ресурс моделей не уступает автоматическим оснасткам. Главная конструктивная особенность моделей – наличие в корпусе небольшой внутренней ступени для размещения картриджа и участка микропористой резины.

От утери, порчи, кражи печати никто не застрахован. Если такая ситуация возникла, можно заказать изготовление печати по оттиску.

Для заказа не требуются документы. Дубликат выполняется по отсканированному образцу. Желательно, чтобы скан был высокого качества. Документы со старым оттиском непременно найдутся в архивах компании. Специалисты Центра печатей и штампов в Нижнем Новгороде гарантируют идентичность дубликата и оригинала.

Украденные, утерянные печати используются злоумышленниками для подделки документов. Результат мошеннических действий грозит компании, ИП материальными потерями. Чрезвычайно сложно доказать, что реальный владелец печати не имеет отношения к случившемуся.

Если точно известно, что основная печать организации украдена, необходимо:

обратиться с заявлением в полицию. Полиция выдаст справку для предъявления в компанию по изготовлению печатей;
уведомить об инциденте банк, в котором открыть расчетный счет, контрагентов;
дать объявление в газету.

После перечисленных действий следует без промедления заказать печать по оттиску или новую. Видоизменение первоначального варианта – дополнительная страховка от действий злоумышленников.

В результате деформации, естественного износа клише качество оттиска снижается. Случается, что печать ломается физически. В этом случае она легко восстанавливается по оттиску на архивных документах. Скан должен иметь четкое качество. Лучше прислать его не по факсу, а по электронной почте.

Создание дубликата – ювелирная технология, требующая высокой квалификации мастеров и специального оборудования. Стоит избегать кустарных предложений и заказывать услугу в авторитетных компаниях.

Любой законопослушный гражданин может оказаться в ситуации, когда необходимо срочно восстановить потерянную печать или поврежденное клише. Промедление негативно повлияет на ведение бизнеса. Чтобы не нарушать закон, необходимо аргументировать исполнителю услуги право пользоваться печатью. Компания-изготовитель печати может потребовать свидетельство о государственной регистрации, справку из полиции, паспорт заказчика. Эти документы необходимо предоставить.

Изготовители штемпельной продукции требуют минимум бумаг от ООО, ИП.

Срочное изготовление печати по оттиску вследствие порчи клише возможно без документов. Требуется только фото (скан) старого оттиска.

Важно! По оттиску не восстанавливаются гербовые печати. Нарушение запрета наказывается контролирующими органами.

Административные государственные организации предоставляют полный пакет документов для изготовления новой печати.

Факсимиле называется штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи. Законодательно факсимиле является ее аналогом. Использование аналога личной подписи регулируется статьями ГК РФ и положениями Закона об электронной коммерции. Факсимиле-печать удобна, экономится время на технической работе. Но существуют ограничения на использование аналога собственноручной подписи.

По закону, использовать факсимиле можно при заключении сделок в порядке предусмотренным соглашением сторон. Перед подписанием документов следует заключить соглашение об использовании аналога личной подписи. Допустимы вариант подписи факсимиле только одного участника сделки, для одного конкретного документа или для группы.

Имейте в виду! Суд, при рассмотрении спорной ситуации, может признать документ недействительным, если нет соглашения об использовании факсимиле, поскольку нельзя утверждать, что выражена воля лица, подпись которого воспроизведена.

Существует перечень документов, на которых нельзя ставить факсимиле подписи. К ним относятся:

налоговые декларации;
банковские бумаги;
первичные документы бухгалтерской отчетности;
доверенности.

Ограничение связано с тем, что соглашение об использовании факсимиле не с кем заключать.

Центр печатей и штампов принимает заказы на изготовление штемпельной продукции. Мы располагаем собственной курьерской службой. Готовые заказы доставляются клиентам, что экономит время, позволяет не задерживаться в пробках. Другие преимущества обращения:

минимальный пакет документов для изготовления печатей и штампов;
обработка дистанционных заказов, без визита в офис, по электронной почте;
возможность изготовить печать, штамп срочно, в течение 10 минут;
широкий ассортимент штемпельной продукции, использование передовых автоматических оснасток, богатый выбор
карманных моделей;
лучшие технологии изготовления;
конкурентная стоимость продукции.

Без печатей или штампов не обходится ни одна солидная организация. Заказать печать в Нижнем Новгороде и Дзержинске, Вы можете у нас с легкостью. В сфере изготовления штемпельной продукции нет места экспериментам. Важны профессионализм, знание законодательной базы. Неизменное качество продукции – приоритет нашей деятельности.